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Telefon- und Büroservice: Effizienzgewinn und finanzielle Erleichterung

Die hohe Bedeutung des Telefons zum Aufbau und Erhalt von Kunden- und Geschäftskontakten bleibt entgegen der Verbreitung moderner Kommunikationsmittel aktuell. Potentielle Kunden und Partner suchen zwar vorrangig online nach ersten Informationen und Konditionen. Jedoch erfolgen unmittelbare Anfragen an Firmen in mehr als 90 Prozent aller Fälle via Telefon.

Möglichkeiten telefonischer Erreichbarkeit für Unternehmen

Die Vorstellung, dass die Unternehmensführung in allen Fällen von geschäftlichen Anfragen oder für Kundenkontakt selbst zum Hörer greift, ist bei einer bestimmten Firmengröße nicht mehr realistisch. Die Alternative einer internen Personalaufstockung in Form eines eigenen Sekretariats ist hingegen für Existenzgründer oder kleine und mittlere Unternehmen nicht erschwinglich. Eine Alternative findet sich im Einsatz eines professionellen Telefon- und Büroservice, der nach konkreter Leistung bezahlt wird.

Konzept des Telefon- und Büroservice

Mit Telefonservices findet sich eine deutlich kostengünstigere und flexiblere Lösung für die geschäftlichen Kommunikationsaufgaben. Virtuelles Personal in Form ausgebildeter Mitarbeiter übernimmt die Aufgaben des Kunden-und Geschäftskontakts. Hierbei wird eine Grundgebühr für die Service-Bereithaltung wie etwa die Einrichtung einer Telefonzentrale gezahlt, während die bei Inanspruchnahme entstehenden Kosten separat abgerechnet werden. Eine volle Gehaltszahlung wie etwa gegenüber einer Sekretärin, entfällt. Die Büroservice-Mitarbeiter sind geschult in kompetentem und professionellem Auftreten und verstehen sich auf Kundenberatung sowie die Kommunikation mit Geschäftspartnern. Ein wichtiger Vorteil findet sich in der meist transparenten und sekundengenauen Abrechnung der Leistungen, so dass Auftraggeber ihre Kosten genau im Blick haben. In der Flexibilität und ständigen Verfügbarkeit von Büroservices wie dem Anbieter ebuero AG findet sich eine weitere Stärke. Zudem entfällt bei der Nutzung dieser Dienste meist die Vertragsbindung.

Entwicklung von Büroflächen und Mietpreisen in deutschen Metropolen

Die Nachfrage nach Büroflächen zeigt in vielen Metropolregionen Deutschlands eine steigende Tendenz. Die Konkurrenz auf dem Markt für Gewerbeflächen schlägt sich auch im Wettbewerb um Kundenaufmerksamkeit nieder und macht die telefonische Erreichbarkeit noch wichtiger. So ist etwa für Berlin nach den ersten drei Quartalen 2016 eine Gesamtvermietungsleistung von knapp 600.000 Quadratmetern erzielt worden, was den Vorjahreszeitraum um neun Prozent übertrifft. Gleichermaßen steigen sowohl die Mietpreise, insbesondere die Spitzenmieten im West- und Ostteil der City.

Einen noch größeren Zuwachs der Gesamtflächenvermietung zeigt die Mainmetropole Frankfurt, wo im ersten Halbjahr 2016 gegenüber dem Vorjahreszeitraum ein Zuwachs von mehr als 20 Prozent verzeichnet wurde. In Hamburg stieg der Flächenumsatz in den ersten drei Quartalen auf über 400.000 Quadratmeter und damit um 13 Prozent gegenüber den ersten neun Monaten des Vorjahres, während die Mieten jedoch stabil bleiben.

Nachteile von Telefonservices

Die Inanspruchnahme externer Dienstleister wie eines virtuellen Büroservice stellt eine Form des Outsourcings mit all seinen Vor- und Nachteilen dar. Die Sinnhaftigkeit der Auslagerung von Geschäftsprozessen hängt im Wesentlichen von deren Art ab. Da sich Support- und Routineaufgaben, die das Kerngeschäft des Unternehmens nicht direkt betreffen, gut outsourcen lassen und ein Telefonservice dazu gehört, bietet sich diese Tätigkeit grundsätzlich dafür an. Aber auch hier zeigen sich Risiken in Bezug auf die Abhängigkeit vom virtuellen Personal. Eine genaue Überprüfung der Leistung des externen Telefonservice ist kaum möglich. Zudem kann es auch bei scheinbar einfachen Routineaufgaben schnell zu einem unternehmensinternen Know-how-Verlust kommen, wenn entsprechende Tätigkeiten ausgelagert werden.

Fazit und Handlungsempfehlungen für Existenzgründer und KMU

Telefonische Erreichbarkeit rund um die Uhr ist insbesondere für Existenzgründer und KMU von zentraler Bedeutung. Das Geschäft muss zunächst aufgebaut und etabliert werden, so dass der Aufbau eines Kundenstamms und die Knüpfung von Geschäftskontakten nicht hoch genug eingeschätzt werden kann. Personalaufstockung durch ein internes Sekretariat entfällt aus Kostengründen. Daher ist es vor allem für Start-up-Gründer von Vorteil, die Aufgaben der Erreichbarkeit an einen virtuellen Büroservice bzw. auszulagern. Der Umsatz wird von der verbesserten Kundengewinnung und Kundenbindung profitieren, ohne dass die Kosten zu stark ansteigen. Auch auf die gerade bei kleinen Unternehmen schwankende Auftragslage kann ein rund um die Uhr erreichbarer Service optimal eingehen.

 
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