Die Vor- und Nachteile vom Outsourcing der Lohnabrechnung

Vorteile

Zeitersparnis: Wenn die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister ausgelagert wird, spart dies intern die Zeit für den gesamten bürokratischen Prozess, der damit zusammenhängt. Der Steuerberater oder das Lohnbüro erstellen gesetzeskonforme Entgeltabrechnungen und kümmern sich um die fristgerechten Meldungen ans Finanzamt und die Sozialversicherungsträger.

Fachwissen: Das "Lohnrecht" ist komplex und erfordert hohe Anforderungen an den Lohnbuchhalter – unabhängig davon, ob dieser intern angestellt ist oder extern engagiert wird. Zudem ändern sich Gesetze häufig, sodass man immer up-to-date bleiben muss. Lohnbüros und Steuerberater haben das nötige Fachwissen und halten sich von Berufs wegen ständig auf dem Laufenden.

Fachgerechte Unterstützung: Bei vielen Fragen oder Problemen kann Ihnen der Steuerberater oder das Lohnbüro weiterhelfen und mit Rat und Tat zur Seite stehen, z. B. bei einer Betriebsprüfung oder bei Fragen von Mitarbeiter rund um Lohn und Gehalt.

Nachteile

Kontrollverlust: Nicht jeder Unternehmer kann sich mit dem Gedanken anfreunden, interne und/oder sensible Daten an einen externen Dienstleister weiterzugeben und damit die Kontrolle und Sicherheit der Daten in dessen Hände zu geben.

Datenschutz: Da Mitarbeiterdaten nach extern geben werden, müssen gewährleistet werden, dass diese nach den aktuellen Datenschutzregelungen gespeichert und verwahrt werden.

Haftung: Auch wenn die Lohnbuchhaltung von einem externen Dienstleister erledigt wird, sind die Unternehmen dennoch nicht aus jeglicher Haftung ausgeschlossen. Letzten Endes müssen die Unternehmen weiterhin für die Richtigkeit der Angaben auf den Entgeltabrechnungen sorgen.

Kosten: Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen sowie Startups sind die Kosten, die für das Auslagern der Lohnabrechnung anfallen, oft sehr hoch im Verhältnis. Vor allem das Honorar für einen Steuerberater ist nicht zu unterschätzen.

Mit welchen Kosten muss für bei der Lohnbuchhaltung gerechnet werden?

Externe Lohnbüros sind völlig frei in der Gestaltung ihrer Preise. Ähnlich wie bei dem oder der Steuerberater spielt auch hier die Größe des Unternehmens bzw. die Anzahl der Mitarbeiter und die Komplexität der Entgeltabrechnungen eine entscheidende Rolle. Neben einer einmaligen Gebühr zur Erfassung der Stammdaten werden oftmals Staffelpreise angeboten: Je größer das zu betreuende Unternehmen ist, desto günstiger wird der Monatspreis/Mitarbeiter bzw. pro zu erstellender Entgeltabrechnung.

Fazit

Das bedeutet, für Unternehmen mit einem entsprechenden Budget kommt das Outsourcing der Lohnabrechnung auf jeden Fall infrage. Unternehmen, die Kosten sparen und zudem jederzeit Zugriff auf alle Daten haben wollen, ist eine interne Lösung mit der passenden Software eher sinnvoll.

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