Telefon- und Büroservice: Effizienzgewinn und finanzielle Erleichterung
Die hohe
Bedeutung des Telefons zum Aufbau und Erhalt von Kunden- und Geschäftskontakten
bleibt entgegen der Verbreitung moderner Kommunikationsmittel aktuell.
Potentielle Kunden und Partner suchen zwar vorrangig online nach ersten
Informationen und Konditionen. Jedoch erfolgen unmittelbare Anfragen
an Firmen in mehr als 90 Prozent aller Fälle via Telefon.
Möglichkeiten
telefonischer Erreichbarkeit für Unternehmen
Die Vorstellung,
dass die Unternehmensführung in allen Fällen von geschäftlichen
Anfragen oder für Kundenkontakt selbst zum Hörer greift, ist
bei einer bestimmten Firmengröße nicht mehr realistisch.
Die Alternative einer internen Personalaufstockung in Form eines eigenen
Sekretariats ist hingegen für Existenzgründer oder kleine
und mittlere Unternehmen nicht erschwinglich. Eine Alternative findet
sich im Einsatz eines professionellen Telefon- und Büroservice,
der nach konkreter Leistung bezahlt wird.
Konzept
des Telefon- und Büroservice
Mit Telefonservices
findet sich eine deutlich kostengünstigere und flexiblere Lösung
für die geschäftlichen Kommunikationsaufgaben. Virtuelles
Personal in Form ausgebildeter Mitarbeiter übernimmt die Aufgaben
des Kunden-und Geschäftskontakts. Hierbei wird eine Grundgebühr
für die Service-Bereithaltung
wie etwa die Einrichtung einer Telefonzentrale gezahlt, während
die bei Inanspruchnahme entstehenden Kosten separat abgerechnet werden.
Eine volle Gehaltszahlung wie etwa gegenüber einer Sekretärin,
entfällt. Die Büroservice-Mitarbeiter sind geschult in kompetentem
und professionellem Auftreten und verstehen sich auf Kundenberatung
sowie die Kommunikation mit Geschäftspartnern. Ein wichtiger Vorteil
findet sich in der meist transparenten und sekundengenauen Abrechnung
der Leistungen, so dass Auftraggeber ihre Kosten genau im Blick haben.
In der Flexibilität und ständigen Verfügbarkeit von Büroservices
wie dem Anbieter ebuero
AG findet sich eine weitere Stärke. Zudem entfällt bei
der Nutzung dieser Dienste meist die Vertragsbindung.
Entwicklung
von Büroflächen und Mietpreisen in deutschen Metropolen
Die Nachfrage
nach Büroflächen zeigt in vielen Metropolregionen Deutschlands
eine steigende Tendenz. Die Konkurrenz auf dem Markt für Gewerbeflächen
schlägt sich auch im Wettbewerb um Kundenaufmerksamkeit nieder
und macht die telefonische Erreichbarkeit noch wichtiger. So ist etwa
für Berlin nach
den ersten drei Quartalen 2016 eine Gesamtvermietungsleistung von
knapp 600.000 Quadratmetern erzielt worden, was den Vorjahreszeitraum
um neun Prozent übertrifft. Gleichermaßen steigen sowohl
die Mietpreise, insbesondere die Spitzenmieten im West- und Ostteil
der City.
Einen noch
größeren Zuwachs der Gesamtflächenvermietung zeigt die
Mainmetropole Frankfurt, wo im ersten Halbjahr 2016 gegenüber dem
Vorjahreszeitraum ein Zuwachs von mehr als 20 Prozent verzeichnet wurde.
In Hamburg stieg der Flächenumsatz in den ersten drei Quartalen
auf über 400.000 Quadratmeter und damit um 13 Prozent gegenüber
den ersten neun Monaten des Vorjahres, während die Mieten jedoch
stabil bleiben.
Nachteile
von Telefonservices
Die Inanspruchnahme
externer Dienstleister wie eines virtuellen Büroservice stellt
eine Form des Outsourcings mit all seinen Vor- und Nachteilen dar. Die
Sinnhaftigkeit der Auslagerung von Geschäftsprozessen hängt
im Wesentlichen von deren Art ab. Da sich Support- und Routineaufgaben,
die das Kerngeschäft des Unternehmens nicht direkt betreffen, gut
outsourcen lassen und ein Telefonservice dazu gehört, bietet sich
diese Tätigkeit grundsätzlich dafür an. Aber auch hier
zeigen sich Risiken in Bezug auf die Abhängigkeit vom virtuellen
Personal. Eine genaue Überprüfung der Leistung des externen
Telefonservice ist kaum möglich. Zudem kann es auch bei scheinbar
einfachen Routineaufgaben schnell zu einem unternehmensinternen Know-how-Verlust
kommen, wenn entsprechende Tätigkeiten ausgelagert werden.
Fazit
und Handlungsempfehlungen für Existenzgründer und KMU
Telefonische
Erreichbarkeit rund um die Uhr ist insbesondere für
Existenzgründer und KMU von zentraler Bedeutung. Das Geschäft
muss zunächst aufgebaut und etabliert werden, so dass der Aufbau
eines Kundenstamms und die Knüpfung von Geschäftskontakten
nicht hoch genug eingeschätzt werden kann. Personalaufstockung
durch ein internes Sekretariat entfällt aus Kostengründen.
Daher ist es vor allem für Start-up-Gründer von Vorteil, die
Aufgaben der Erreichbarkeit an einen virtuellen Büroservice bzw.
auszulagern. Der Umsatz wird von der verbesserten Kundengewinnung und
Kundenbindung profitieren, ohne dass die Kosten zu stark ansteigen.
Auch auf die gerade bei kleinen Unternehmen schwankende Auftragslage
kann ein rund um die Uhr erreichbarer Service optimal eingehen.
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